Pengertian Dan Pembagian Surat

Tujuan pengurus surat adalah agar surat dapat dengan cepat dan cepat sampai kepada pengolahan.

1. Penggunaan kartu kendali sebagai pengganti kartu agenda

pengurus surat dapat diselenggarakan dengan menggunakan:

a. buku agenda

pencatat surat dengan buku agenda di lakukan oleh kantor yang belum menerapkan kartu kendali. Pencatat surat masuk dan surat keluar dapat di pisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar dan biasanya dibeda kan pula tahunnya.

b. kartu kendali

pengurus surat dengan menggunakan kartu kendali di sebut sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendali surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunanya dapat di tulis rangkap 2,rangkap 3 atau rangkap 4, sesuia dengan kebutuhan masng-masing kantor.

2. Pengertian Istilah Yang Digunakan

Dalam rangka pengurus dan mengendalikan surat dengan menggunakan kartu kendali, maka di pahami beberapa istilah yang di gunakan yaitu:

a. Unit Kearsipan

Satuan kerja yang mempunyai tugas pokok mengelola arsip. Unit kearsipan dapat terdiri dari : penerima surat, pencatat surat, penggarah surat dan piñata/penyimpan surat.

b. Unit Pengolah

Satuan kerja yang melaksanakan salah satu fungsi organisasi.

c. Tata Usaha Unit Pengolah

Unsur unit pengolah yang selain melaksanakna tugas ketatausahaan, juga mengolah kearsipan di unitnya sendiri.

d. Pengolah Surat

Petugas atau pegawai yang berada pada unit pengolah dan bertugas mengolah/melaksanakan instruksi atau diposisi di atas surat

e. Lembar Diposisi Ialah

lembar untuk menuliskan diposisi atau instruksi atau putusan dan pendapat sebagai pengganti penulisan diposisi diatas surat.

f. Lembaran Pengantar Ialah

lembaran untuk menuliskan surat rutin dan surat rahasia baik masuk maupun keluar sebagai pengganti buku ekspedisi intern dan ekstern.

3. Pengertian Arsip

kata istilah arsip meliputi 3 pengertian yaitu:

• kumpulan naskah atau dokumen yang di simpan.
• Gedung atau ruang penyempanan naskah atau dokumen.
• Organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau kumpulan dokumen.

Berdasarkan fungsinya, maka arsip dapat di bedakan menjadi :

1. Arsip Dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

2. Arsip Statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Sedangkan arsip dinamis dapat di rincikan lagi menjadi :

1. Arsip aktif, yaitu yang masih diperguna terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari satu organisasi/kantor.
2. Arsip Inaktip, yaitu arsip yang tidak lagi di pergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.

3. Tujuan Arsip Dan Tugas Unit Kearsipan

Tujuan kearsipan secara umum dalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasioanal tentang rencana pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggaung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.