A. Macam-Macam Surat dan Pengertiannya
Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya, yaitu sebagai berikut:
- Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain
- Surat Dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi yang berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi
- Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan
- Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas
- Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan
- Surat Kawat atau Telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf
- Surat Keputusan adalah surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada
- Surat Undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan
- Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan
- Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa
- Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut
- Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut
- Surat Keterangan adalah surat surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan
- Berita Acara adalah surat yang berisis laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu. tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/peristiwa tersebut
- Penerima Surat atau Pengirim Surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar
- Pengarah Surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya
- Pengelola Surat adalah petugas yang mengolah/menyelesaikan isi surat
- Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan kearsipan
B. Menyusun Surat
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat, yaitu:
1. Syarat Surat, surat yang baik harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:
- Objektif
- Sistematis
- Singkat,padat, dan tidak bertele-tele
- Jelas masalahnya, alamat tujuan dan alamat pengirim
- Lengkap isinya
- sopan
- Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dan sebagainya
2. Bahasa Surat
- Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat
- Bahasa baku/resmi, yaitu sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia
3. Bagian-Bagian Surat:
- Kepala surat
- Tanggal surat
- Nomor surat
- Perihal
- Alamat dalam
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama dan jabatan/penanggungjawab
- Inisia lpengetik dan pengonsep
- Tembusan
4. Bentuk Surat, ada beberapa macam antara lain:
- Resmi/Official Style
- Lurus Penuh/Full Block Style
- Lurus/Block/modified Block Style
- Setengah Lurus/Semi Block style
- Sederhana/Simplified style
- Lekuk/Indented Style
- Alinea menggantung/Hanging paragaph
- Lurus dengan perihal atau “pokok surat/Subject Notice
Tidak ada komentar:
Posting Komentar