Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan

A. Macam-Macam Surat dan Pengertiannya

Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya, yaitu sebagai berikut:

1. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain
2. Surat Dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi yang berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi
3. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan
4. Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas
5. Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan
6. Surat Kawat atau Telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf
7. Surat Keputusan adalah surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada
8. Surat Undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan
9. Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan
10. Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa
11. Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut
12. Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut
13. Surat Keterangan adalah surat surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan
14. Berita Acara adalah surat yang berisis laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu. tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/peristiwa tersebut
15. Penerima Surat atau Pengirim Surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar
16. Pengarah Surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya
17. Pengelola Surat adalah petugas yang mengolah/menyelesaikan isi surat
18. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan kearsipan

B. Menyusun Surat

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat, yaitu:

1. Syarat Surat, surat yang baik harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:

• Objektif
• Sistematis
• Singkat,padat, dan tidak bertele-tele
• Jelas masalahnya, alamat tujuan dan alamat pengirim
• Lengkap isinya
• sopan
• Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dan sebagainya

2. Bahasa Surat

• Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat
• Bahasa baku/resmi, yaitu sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia

3. Bagian-Bagian Surat:

• Kepala surat
• Tanggal surat
• Nomor surat
• Perihal
• Alamat dalam
• Salam pembuka
• Isi surat
• Salam penutup
• Nama dan jabatan/penanggungjawab
• Inisia lpengetik dan pengonsep
• Tembusan

4. Bentuk Surat, ada beberapa macam antara lain:

• Resmi/Official Style
• Lurus Penuh/Full Block Style
• Lurus/Block/modified Block Style
• Setengah Lurus/Semi Block style
• Sederhana/Simplified style
• Lekuk/Indented Style
• Alinea menggantung/Hanging paragaph
• Lurus dengan perihal atau “pokok surat/Subject Notice